¿Cómo informar al personal del trabajo sobre el uso de una aplicación para registrar la jornada laboral?

Cada vez más empresas utilizan aplicaciones de geolocalización para registrar la jornada laboral de su personal. Esto ayuda a cumplir con la normativa laboral, pero también debe respetar la privacidad y los derechos de los trabajadores. 

El uso de la geolocalización está regulado por la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que establecen principios como la legalidad, la minimización de datos y la proporcionalidad. 

¿Quieres saber cómo tienes que implementar esta tecnología? ¡Sigue leyendo! A continuación, te contamos todas las claves. 

Las aplicaciones de registro de jornada con geolocalización deben registrar la ubicación del personal laboral cuando únicamente inicia y termina su jornada de trabajo. Estas aplicaciones pueden instalarse en un dispositivo móvil (personal o de la empresa) o en otro medio digital.

Este tipo de control debe respetar el principio de minimización de datos (art. 5.1.c del RGPD), lo que implica recopilar únicamente la información estrictamente necesaria para su propósito, evitando cualquier monitoreo excesivo o continuo.

• Solo en momentos puntuales: La geolocalización solo se activa al fichar la entrada y la salida. No se permite el seguimiento durante toda la jornada.
• Datos mínimos necesarios: Solo se recoge la ubicación en esos momentos para cumplir con la normativa de control horario.
• Uso justificado: La empresa debe explicar por qué necesita usar la geolocalización en lugar de otros métodos de fichaje.

• Libre: No se puede obligar al trabajador a aceptarlo.
• Informado: El trabajador debe saber cómo funciona la aplicación y qué datos recopila.
• Específico e inequívoco: Debe quedar claro que el trabajador está de acuerdo.

Importante: La empresa no puede obligar al trabajador a instalar la aplicación en su móvil personal como condición para mantener su empleo.

Como se mencionó anteriormente, si se utiliza el móvil personal de los trabajadores, es necesario su consentimiento expreso, y tienen derecho a negarse a instalar la aplicación.

Sin embargo, la empresa dispone de otras alternativas para implementar el sistema de control horario y registrar la jornada laboral de cada trabajador.

Una de las alternativas es el uso de una aplicación de control horario online. ¿Por qué es una opción efectiva? Porque no requiere instalación en los dispositivos de los empleados, ya que el acceso se realiza a través de una URL, permitiéndoles fichar directamente desde la web. En otras palabras, no es necesario descargar ningún programa ni aplicación.

¿Qué beneficios ofrece esta solución? Es una opción práctica que facilita la automatización de tareas, es fácil de usar y accesible para todos los empleados.

En resumen, la mejor alternativa es proporcionar un terminal de empresa y optar por soluciones que no requieran la descarga ni instalación de aplicaciones de terceros en los dispositivos personales de los empleados.

• Estatuto de los Trabajadores (art. 20.3): Permite a la empresa establecer medidas de control, pero siempre respetando la dignidad del trabajador.
• LOPDGDD (art. 90): Regula el uso de la geolocalización en el trabajo, exigiendo que los empleados sean informados previamente.
• RGPD (art. 5): Establece que los datos deben ser usados solo para una finalidad específica y de manera proporcional.

El registro de jornada mediante geolocalización es válido, pero debe aplicarse respetando los derechos del personal laboral y la normativa de protección de datos.

• La geolocalización solo se activa al fichar entrada y salida.
• No se permite un seguimiento constante.
• Si se usa un móvil personal, el trabajador debe dar su consentimiento.
• Si el trabajador no quiere usar su teléfono personal, la empresa debe proporcionar alternativas.