Archivado de documentación con datos personales

El artículo 107 del RD1720/2007 establece que:

Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su  apertura.

Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida, el responsable del fichero o tratamiento adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS QUE CONTENGAN DATOS PERSONALES EN DISPOSITIVOS CON MECANISMOS QUE OBSTACULICEN SU APERTURA

Es decir, que todos los archivadores, carpetas, documentos, etc. que contengan datos personales deberán estar almacenados en armarios (u otro mobiliario) que dispongan de cerradura y deberán estar cerrados cuando no sea necesario acceder a ellos.

Excepción:

Cuando los armarios no dispongan de dichas cerraduras, se podrán almacenar soporten con datos personales siempre que se adopten otras medidas que impidan el acceso a los soportes por parte de personas no autorizadas.

MEDIDAS ALTERNATIVAS A LAS CERRADURAS

Ejemplos de medidas alternativas:

• Que los soportes estén en un recinto cerrado con llave y se cierre cuando no se esté accediendo a dichos soportes.

Que los soportes estén vigilados en todo momento por personal autorizado, no dejando sola a ninguna persona no autorizada.

Las medidas alternativas que indiquemos en el Documento de Seguridad han de cumplirse, no basta solo con describirlas.