Los dispositivos utilizados para el almacenamiento de los documentos que contengan datos personales deben disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura a las personas no autorizadas para acceder a dicha documentación.
Deberá almacenarse esta documentación (archivadores con facturas, albaranes, nóminas, etc.) en armarios, cajoneras, etc. que dispongan de cerradura con llave u otro dispositivo similar. Obviamente, solo deben disponer de la llave las personas autorizadas a acceder a dicha documentación y los dispositivos deben permanecer cerrados mientras no sea necesario acceder a los documentos almacenados en ellos.
¿Y qué hacemos si los armarios no disponen de cerradura?
En este caso, la normativa nos indica que si las características físicas no permiten adoptar esta medida, el responsable del fichero adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas.
Estas medidas pueden ser trasladar toda esta documentación a un recinto aparte cerrado con llave, u otra similar, que garantice que los documentos no van a ser accedidos por alguien no autorizado.
Las medidas de seguridad descritas en el Documento de Seguridad deben cumplirse.